HOI, Instituut voor Media Auditing verzamelt en publiceert vier keer per jaar kwartaal oplagecijfers van aangesloten titels. Eens per jaar verzamelt en publiceert HOI door openbare (AA/RA) accountants gecertificeerde jaar oplagecijfers van deze titels. Ook dient bij de aanmelding van een titel een goedkeurend assurance-rapport door een openbare (AA/RA) accountant opgesteld te worden over het aanmeldingskwartaal.

Online certificering jaar oplagecijfers verplicht
Zoals bekend streeft HOI erna het certificeringproces van de oplagecijfers volledig elektronisch te laten plaatsvinden. Om die reden is het HOI systeem de afgelopen jaren in overleg met het NIVRA aangepast. In het afgelopen jaar was het nog mogelijk de oplageverklaringen 2008 via het systeem te ondertekenen waarbij gebruik gemaakt werd van de combinatie user-id / password. Het streven is echter oplageverklaringen te ondertekenen door gebruik te maken van een elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat.

Nu NIVRA / NOvAA eind 2009 hebben besloten de elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat aan te wijzen als elektronische variant van de handgeschreven handtekening voor het  ondertekenen van verklaringen en assurance-rapporten in elektronische vorm, heeft HOI er voor gekozen deze mogelijkheid als standaard (default) in het HOI-systeem vanaf 2009 op te nemen.

Indien u voor de ondertekening nog niet over een persoonsgebonden elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat beschikt is het voor de oplageverklaring 2009 nog mogelijk op de ‘oude wijze’ de verklaring online te certificeren. In die situatie moet u contact opnemen met HOI, die zal zorg dragen dat de ‘oude wijze’ éénmalig online beschikbaar wordt gesteld.

Certificering jaarcijfers 2010 met elektronisch beroepscertificaat verplicht
Let op!!! Voor wat betreft het gebruik van de elektronische handtekening accepteert HOI vanaf de certificering van de jaarcijfers 2010 alleen nog maar een elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat waaruit blijkt dat de ondertekenaar ingeschreven is als accountant in het register van één van de beroepsorganisaties (beroepscertificaat). Daarmee wordt het ook een uiting van kwaliteit.

Voor meer informatie over de elektronische handtekening en het besluit van NIVRA / NOvAA wordt verwezen naar NIVRA Nieuws van 3 december 2009.

De deadline voor de online certificering van oplagecijfers 2009 is gesteld op 2 april 2010.