Een uitgeverij kan iedere titel in Nederland voor deelname aan de oplageregistratie aanmelden bij HOI. Deelname aan de oplageregistratie is vanaf het begin van ieder kwartaal mogelijk en betreft minimaal één jaar en wordt automatisch steeds met een jaar verlengd.

Procedure aanmelding Printtitels en Digitale publicaties 
Aanmelding van een titel geschiedt door middel van het invullen en insturen van het deelnameformulier. U kunt hier het HOI deelnameformulier Print downloaden. Voor het aanmelden van een digitale publicatie Replica of Non-replica bestaat een apart  deelnameformulier digitale publicaties. Na ontvangst van het ingevulde deelnameformulier ontvangt de uitgeverij een factuur voor de deelnamekosten en het entreebedrag. De deelnamekosten per titel zijn afhankelijk van de gemiddelde totaal verspreide oplage (binnenland en buitenland) van de printtitel. Als basis geldt  de totaal verspreide oplage van het aanmeldingskwartaal. De deelnamekosten per titel dienen na aanmelding jaarlijks te worden betaald. Voor digitale publicaties geldt naast een entreebedrag een vast deelnamebedrag, onafhankelijk van de oplage.

Assurance-rapport 
Ook ontvangt de uitgeverij een formulier voor het assurance-rapport ‘eerste aanmelding’ ter zake van de controle van de kwartaalcijfers die voor de aanmelding nodig zijn. De uitgeverij dient op basis daarvan een oplageverantwoording te overleggen over de gemiddelde oplagecijfers van het aanmeldingskwartaal, inclusief een goedkeurend assurance-rapport door een externe (RA/AA) accountant (zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek).

Na goedkeuring van HOI op de accountantscontrole ‘eerste aanmelding‘ en na ontvangst van betaling van de verschuldigde bedragen, ontvangt de uitgeverij van HOI een schriftelijk akkoord op de aanmelding voor de betreffende titel. Vanaf ontvangst van dit akkoord mag de uitgever voor betreffende titel gebruik maken van het HOI Keurmerk. Titels die zich nog in de aanmeldingsprocedure bevinden, mogen nog geen HOI keurmerk gebruiken, maar worden opgenomen in het overzicht ’Titels in aanvraagprocedure’. Indien de titel een jaar na de aanmeldingsdatum nog niet definitief is aangesloten bij HOI, vervalt de aanvraag tot deelname en wordt de titel verwijderd uit het overzicht ‘Titels in aanvraagprocedure’. De financiele verplichtingen blijven van kracht en er bestaat geen recht op restitutie van de kosten.

HOI publicatie
De eerste publicatie van kwartaalcijfers kan naar keuze van de uitgeverij worden gebaseerd op de door de accountant gecontroleerde kwartaalcijfers die bij de aanmelding zijn opgegeven of op het daaropvolgend kwartaal. Opname van een titel in de publicatie van de gecertificeerde jaarcijfers is pas mogelijk indien de oplagen in vier aaneengesloten kwartalen in een jaar conform de HOI definities aan de hand van het kwartaalformulier gerapporteerd zijn. Titels die zich na het eerste kwartaal hebben aangesloten zullen in het betreffende jaar niet opgenomen worden in de HOI rapportage inzake de gecertificeerde oplagecijfers over het hele jaar.

Aanmelden digitale publicatie Replica (E-paper) en Non-replica

• Om een digitale publicatie (Replica of Non-replica) in aanmerking te laten komen voor de HOI oplagepublicatie, dient de uitgever de titel aan te sluiten bij HOI. Voor de opname van een digitale publicatie in de oplagepublicatie moet schriftelijk een aanmelding bij het HOI worden ingediend. Bij de eerste aanmelding dient door de uitgever een goedkeurend assurance-rapport bij de opgave van het aanmeldingskwartaal te worden overlegd aan het HOI.
• Digitale publicaties Replica (E-paper) kunnen alleen in aanmerking komen voor de HOI oplagepublicatie, indien de gedrukte uitgave bij HOI is aangesloten;
• HOI dient kosteloos permanente toegang tot de digitale publicatie te krijgen. Betreffende toegang dient bij aanmelding te worden toegekend;
• De verantwoordelijke uitgever is tegenover HOI verantwoordelijk voor de opgave van de  aantallen. 
• HOI zal bij de aanmelding ondermeer toetsen of de titel zich classificeert als digitale publicatie Replica (E-paper) of Non-replica.