Een uitgeverij kan iedere titel in Nederland voor deelname aan de oplageregistratie aanmelden bij HOI. Deelname aan de oplageregistratie is vanaf ieder moment mogelijk en betreft minimaal één jaar en wordt automatisch steeds met een jaar verlengd.

Procedure aanmelding Printtitels en E-papers 
Aanmelding van een titel geschiedt door middel van het invullen en insturen van het deelnameformulier. U kunt hier het HOI deelnameformulier Print downloaden. Voor het aanmelden van een E-paper bestaat een apart E-paper deelnameformulier. Na ontvangst van het ingevulde deelnameformulier ontvangt de uitgeverij een factuur voor de deelnamekosten en het entreebedrag. De deelnamekosten per titel zijn afhankelijk van de gemiddelde totaal verspreide oplage (binnenland en buitenland) van de titel. Als basis geldt  de totaal verspreide oplage van het aanmeldingskwartaal. De deelnamekosten per titel dienen na aanmelding jaarlijks te worden betaald. Voor E-paper geldt naast een entreebedrag een vast deelnamebedrag, onafhankelijk van de oplage.

Assurance-rapport 
Ook ontvangt de uitgeverij een formulier voor het assurance-rapport ‘eerste aanmelding’ ter zake van de controle van de kwartaalcijfers die voor de aanmelding nodig zijn. De uitgeverij dient op basis daarvan een oplageverantwoording te overleggen over de gemiddelde oplagecijfers van het aanmeldingskwartaal, inclusief een goedkeurend assurance-rapport door een externe (RA/AA) accountant (zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek).

Na goedkeuring van HOI op de accountantscontrole ‘eerste aanmelding‘ en na ontvangst van betaling van de verschuldigde bedragen, ontvangt de uitgeverij van HOI een schriftelijk akkoord op de aanmelding voor deze titel. Vanaf ontvangst van dit akkoord mag de uitgever voor betreffende titel gebruik maken van het HOI Keurmerk. Titels die zich nog in de aanmeldingsprocedure bevinden, mogen nog geen HOI keurmerk gebruiken, maar worden opgenomen in het overzicht ’Titels in aanvraagprocedure’. Indien de titel een jaar na de aanmeldingsdatum nog niet definitief is aangesloten bij HOI, vervalt de aanvraag tot deelname en wordt de titel verwijderd uit het overzicht ‘Titels in aanvraagprocedure’. Er bestaat geen recht op restitutie van het entreebedrag.

HOI publicatie
De eerste publicatie van kwartaalcijfers kan naar keuze van de uitgeverij worden gebaseerd op de door de accountant gecontroleerde kwartaalcijfers die bij de aanmelding zijn opgegeven of op het daaropvolgend kwartaal. Opname van een titel in de publicatie van de gecertificeerde jaarcijfers is pas mogelijk indien de oplagen in vier aaneengesloten kwartalen in een jaar conform de HOI definities aan de hand van het kwartaalformulier gerapporteerd zijn. Titels die zich na het eerste kwartaal hebben aangesloten zullen in het betreffende jaar niet opgenomen worden in de HOI rapportage inzake de gecertificeerde oplagecijfers over het hele jaar.

Aanmelden E-paper

• Om een E-paper in aanmerking te laten komen voor de HOI oplagepublicatie, dient de gedrukte uitgave aangesloten te zijn bij het HOI. Voor de opname van een E-paper in de oplagepublicatie moet additionele aanmelding bij het HOI worden ingediend. Bij de eerste aanmelding dient door de uitgever een goedkeurend assurance-rapport bij de eerste kwartaalopgave te worden overlegd aan het HOI;
• HOI dient permanente toegang tot de E-paper te krijgen. Betreffende toegang dient bij aanmelding te worden toegekend;
• De voor de gedrukte oplage verantwoordelijke contactpersoon is tegenover HOI tevens verantwoordelijk voor de opgave van de E-paper aantallen.