Hieronder worden enkele vragen over de online invoer van oplagecijfers behandeld.

Oplagecijfers aanleveren, Hoe moet ik dat doen?
Uitgeverijen van aangesloten titels leveren de oplagecijfers online aan op de HOI website. Iedere contactpersoon van een aangesloten uitgeverij ontvangt van HOI een login. Hiermee krijgt de contactpersoon toegang tot een afgeschermde 'Mijn HOI' module van de HOI-website, waar de kwartaal- en jaarcijfers van de titels verantwoord kunnen worden. Na het online verzenden van de cijfers wordt automatisch een bevestigings e-mail verzonden. Klik hier voor de handleiding van de online invoerprocedure.

Geen titel(s) in de invoer applicatie aanwezig
Indien er geen titels zichtbaar zijn in de invoerapplicatie kan dit duiden op:

1. Er is geen enkele titel met de status actief. (HOI heeft nog geen accountants assurance-rapport ontvangen en goedgekeurd en/of de financiële verplichtingen zijn door de uitgever nog niet voldaan)
2. Er zijn geen actieve titels gekoppeld aan de contactpersoon die is ingelogd.

Oplagecijfers worden al weergegeven in het formulier
Indien er bij de invoerapplicatie in het formulier reeds oplagecijfers worden weergegeven dan hebben deze oplagecijfers betrekking op het vorige kwartaal. Dit is een instelling in het systeem van HOI welke veelal wordt gebruikt door vakbladen. Indien u deze instelling wilt wijzigen kunt u contact opnemen met HOI. U kunt de getoonde oplagecijfers in het formulier overschrijven en de juiste oplagecijfers voor de betreffende meetperiode naar HOI verzenden.
Ga terug naar boven

Foutmelding bij verzenden van de oplagecijfers
Indien er na het verzenden van de oplagecijfers een pop-up verschijnt met de melding: ‘Ongeldige waarde gevonden’ dan is/zijn één of meerdere oplagevelden niet ingevuld. Let op dat iedere cel/oplageveld is gevuld met een getal (vul 0 in als de oplagecategorie niet van toepassing is voor de betreffende titel).

Bevestigings e-mail invoer niet ontvangen
De HOI bevestigings e-mail na verzenden van de oplagecijfers is een automatisch gegenereerde e-mail met verzendadres info@hoi-extranet.nl. Indien u binnen 24 uur na verzenden van de oplagecijfers geen bevestigings e-mail heeft ontvangen wordt u verzocht contact op te nemen met u systeembeheerder om te controleren of info@hoi-extranet.nl in de spamlijst van uw mailserver is opgenomen. Als dit niet het geval is wordt u verzocht contact op te nemen met HOI. 
 
Mijn gebruikerssessie verloopt
Uit beveiligingsoverwegingen is de maximale gebruikerssessie van een gebruiker die op HOI-online is ingelogd ingesteld op 30 minuten. Als u dus 30 minuten niet actief bent geweest op HOI-online verloopt uw internetsessie en dient u opnieuw in te loggen als gebruiker.
Ga terug naar boven  

Meerdere titels gelijktijdig invoeren?
Als uitgever kunt u middels de Excel import methode oplagecijfers van meerdere titels gelijktijdig invoeren en naar de HOI database verzenden. Deze methode is minder arbeidsintensief als de normale invoer applicatie als een uitgeverij bijvoorbeeld meer dan 10 titels bij HOI moet verantwoorden. Klik hier voor de handleiding van de Excel import methode.
 
Foutmelding bij Excel import.
Indien u een foutmelding krijgt bij het verzenden van de Excel importfile dan wordt in de foutmelding beschreven waar de fout betrekking op heeft. In de meeste gevallen heeft de foutmelding te maken met een incorrecte invoer van gegevens. Ga daarom de checklist na in de handleiding voor import.

Invoer online na deadline
Indien u na de officiële deadline van online invoer nog geen oplagecijfers aan HOI heeft verantwoord, kunt u in sommige gevallen de oplagecijfers nog online verantwoorden. Neem hiervoor contact op met HOI. HOI kan in verband met DTP- en drukwerkzaamheden niet garanderen dat oplagecijfers, verantwoord na de officiële deadline, worden gepubliceerd in het HOI kernrapport 'Harde Cijfers' van de betreffende meetperiode.
Ga terug naar boven 

Jaarcijfers online verantwoorden
HOI heeft in samenwerking met NIVRA (Nederlands Instituut voor Register Accountants) een belangrijke stap gezet richting het volledig digitaal aanleveren en certificeren van oplagecijfers. HOI biedt op een afgeschermde webpagina en gewogen gemiddelde van de kwartaaloplage waarna de uitgever een jaarcijfer kan opstellen voor de openbare (RA/AA) accountant. De betrokken accountant krijgt vervolgens toegang tot dit jaarformulier en geeft vervolgens digitaal een assurance-rapportage af over deze oplagecijfers. Het centraal en digitaal verwerken van de oplagecijfers is efficiënt en vermindert de foutenkans. De accountant is miv de jaarcijfers 2010 verplicht het digitale assurance-rapport met een elektronische handtekening met gekwalificeerd beroepscertificaat te ondertekenen. Klik hier voor de handleidingen van de online certificeringprocedure voor uitgevers en accountants.
Ga terug naar boven