HOI, Instituut voor Media Auditing verzamelt en publiceert vier keer per jaar kwartaal oplagecijfers van aangesloten titels. Eens per jaar verzamelt en publiceert HOI door openbare (AA/RA) accountants gecertificeerde jaar oplagecijfers van deze titels. Ook dient bij de aanmelding van een titel een goedkeurend assurance-rapport door een openbare (AA/RA) accountant opgesteld te worden over het aanmeldingskwartaal.

Elektronische handtekening
NBA heeft besloten de elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat aan te wijzen als elektronische variant van de handgeschreven handtekening voor het  ondertekenen van verklaringen en assurance-rapporten in elektronische vorm. Hierbij is een voorkeur uitgesproken voor het beroepscertificaat.

Beroepscertificaat
Een beroepscertificaat is een elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat, waarin ook de kantoornaam en de inschrijving in het accountantsregister zijn opgenomen. Door het gebruik van het beroepscertificaat kan de gebruiker onomstotelijk vaststellen wie de handtekening heeft gezet en of deze persoon als RA of AA staat ingeschreven. Voor vragen over elektronische handtekening met beroepscertificaat kunt u contact opnemen met NBA, Tel: 020-301 03 01 E-mail: g.vanijzendoorn@nba.nl.

Beroepscertificaat aanvragen bij 'Certificate Service Providers'
De beroepscertificaten zijn aan te vragen bij Certificate Service Providers (CSP’s). De CSP’s zijn verplicht ingeschreven bij de OPTA. De NBA heeft de volgende partijen gemachtigd om beroepscertificaten uit te reiken:

CreAim (dealer van KPN certificaten)
Digidentity BV
ESG de elektronische signatuur BV
KPN Corporate Market BV
Quo Vadis Trustlink BV

Indien u voor de certificering van jaar oplagecijfers inzake HOI nog niet beschikt over een beroepscertificaat kunt u deze nu bij een van bovenstaande geëquipeerde partijen aanschaffen. Om er zeker van te zijn dat de assurance-rapportages inzake oplagecijfers tijdig kunnen worden ingediend adviseert HOI u het beroepscertificaat tijdig aan te schaffen en zo nodig met de leverancier te testen.

Checklist gebruik elektronische handtekening met beroepscertificaat
Hieronder een korte checklist voor het gebruik van elektronische handtekening. Controleer de onderstaande punten met uw systeembeheerder en certificaat leverancier.

• Voer de ondertekening bij voorkeur uit op een vaste pc of laptop. Geen thin client of zero client.
• Bezoek de HOI applicatie alleen met een Internet Explorer of Firefox browser. 
• Controleer of de driver software voor de USB/Smartcardlezer is geïnstalleerd.
• Om de elektronische handtekening in PDF documenten te plaatsen is middleware software noodzakelijk. Controleer of deze middleware op de pc aanwezig is. 
  Voor vragen over deze software kunt u contact opnemen met uw leverancier.
• Controleer of Java is geïnstalleerd
• Controleer of Adobe Reader is geïnstalleerd
• Zorg ervoor dat er tijdens het ondertekenen maar 1 elektronische handtekening USB/Smartcard aangesloten is op de pc en operationeel is. (Zie status in middleware software)

Voor vragen over de HOI online procedure kunt u contact opnemen met HOI, Erik Bijlsma, Tel: 020-6613626, erik@hoi-online.nl.