HOI, Instituut voor Media Auditing verzamelt en publiceert vier keer per jaar kwartaal oplagecijfers van aangesloten titels. Eens per jaar verzamelt en publiceert HOI door openbare (AA/RA) accountants gecertificeerde jaar oplagecijfers van deze titels. Ook dient bij de aanmelding van een titel een goedkeurend assurance-rapport door een openbare (AA/RA) accountant opgesteld te worden over het aanmeldingskwartaal.
Elektronische handtekening
NIVRA en NOvAA (NBA) hebben besloten de elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat aan te wijzen als elektronische variant van de handgeschreven handtekening voor het ondertekenen van verklaringen en assurance-rapporten in elektronische vorm. Hierbij is een voorkeur uitgesproken voor het beroepscertificaat.
Ook dit jaar zal HOI het beroepscertificaat voor de online certificering van de jaar oplagecijfers 2011 verplicht stellen. Op dit moment is HOI vanwege wijziging van signing service partner (van Diginotar naar CreAim/Gemnet) aan het testen en de verwachting is om begin februari operationeel te zijn. De deadline voor de online invoer van de jaarcijfers 2011 is 9 maart 2012.
Beroepscertificaat
Een beroepscertificaat is een elektronische handtekening met gekwalificeerd certificaat, waarin ook de kantoornaam en de inschrijving in het accountantsregister zijn opgenomen. Door het gebruik van het beroepscertificaat kan de gebruiker onomstotelijk vaststellen wie de handtekening heeft gezet en of deze persoon als RA of AA staat ingeschreven. Voor vragen over elektronische handtekening met beroepscertificaat kunt u contact opnemen met NBA, Tel: 020-30 10 299 E-mail: g.vanijzendoorn@nba.nl.
Elektronische handtekening aanschaffen
NIVRA en NOvAA (NBA) hebben overeenkomsten getekend met vijf aanbieders van elektronische handtekeningen, te weten:
CreAim www.creaim.nl/
ESG www.de-electronische-signatuur.nl/
Gemnet www.gemnet.nl/
Getronics http://www.pinkroccadecsp.nl/
Quovadis www.quovadisglobal.nl/
Indien u voor de certificering van 2011 oplagecijfers inzake HOI nog niet beschikt over een beroepscertificaat kunt u deze nu bij een van bovenstaande geëquipeerde partijen aanschaffen. Om er zeker van te zijn dat de assurance-rapportages inzake oplagecijfers tijdig kunnen worden ingediend adviseert HOI u het beroepscertificaat tijdig aan te schaffen en zo nodig met de leverancier te testen.
Handleiding
Een handleiding voor de signing service van 2011 jaarcijfers zal binnenkort naar de accountants worden gestuurd die vorig jaar ook gebruik hebben gemaakt van de signing service van HOI, Instituut voor Media Auditing. Het door de Copro (werkgroep controleprotocollen) goedgekeurde controleprotocol over 2010 blijft voor 2011 ongewijzigd.
HOI online certificering 2011
De HOI-online certificering van oplagecijfers 2011 zal in de periode februari t/m maart 2012 op HOI-online mogelijk gemaakt worden. Voor vragen over de HOI online procedure kunt u contact opnemen met HOI, Erik Bijlsma, Tel: 020-6613626, erik@hoi-online.nl.
Checklist gebruik elektronische handtekening met beroepscertificaat
Hieronder een korte checklist voor het gebruik van elektronische handtekening. Controleer de onderstaande punten met uw systeembeheerder en certificaat leverancier.
Voer de ondertekening bij voorkeur uit op een vaste pc of laptop. Geen thin client of zero client.
Om de elektronische handtekening in PDF documenten te kunnen plaatsen ontvangt u van de certificaat leverancier zogenaamde middleware software. Is de middleware software geïnstalleerd voor het elektronisch ondertekenen? Na installatie dient u uw PC opnieuw op te starten.
Is de Java Software geïnstalleerd en geüpdate naar versie Java 6.26 of hoger?
Is Adobe Reader geinstalleerd?
Is de elektronische handtekening USB/Smartcard aangesloten en operationeel? (Zie status in middleware software)
Is het Rootcertificaat PKI Overheid CA van uw certificaat leverancier geïnstalleerd?