HOI verzamelt en publiceert vier keer per jaar kwartaalcijfers van aangesloten titels. Een keer per jaar verzamelt en publiceert HOI de gecertificeerde jaarcijfers van aangesloten titels. Dat zijn de oplagecijfers over het afgelopen jaar per titel die door een openbare accountant (RA/AA) zijn gecontroleerd (zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek).

2011: Verruiming richtlijnen HOI rapportage voor vaktijdschriften
Het HOI bestuur wil vanaf het 1e kwartaal 2011 een verruiming van de richtlijnen voor de HOI oplage voor alle vaktijdschriften invoeren.

Belangrijkste voorstel is om aan alle vaktijdschriften op basis van vrijwilligheid vanaf het 1e kwartaal 2011 een keuze te geven voor het indienen van de oplageverklaringen:

a.      1x per jaar een gecertificeerde oplageverklaring of
b.      5x per jaar (4x kwartaalrapportage en 1x per jaar gecertificeerde oplageverklaring).  

Reden hiervoor is dat er binnen de vaktijdschriften geen grote oplageverschuivingen zijn op kwartaalniveau. In verschillende landen (UK, Italië, Zweden, Zwitserland, Denemarken etc.) bestaat deze uitzondering ook voor vaktijdschriften. De verspreide oplage bij vaktijdschriften is stabiel vanwege het ontbreken van losse verkoop en in veel gevallen worden specifieke doelgroepen bediend (vanuit gerichte gratis verspreiding en/of abonnementen). Het certificeren van de oplage van 1x per jaar zorgt voor voldoende transparantie binnen de vaktijdschriftenmarkt en op deze wijze kunnen betrouwbare, onderling vergelijkbare en overzichtelijke oplagecijfers van de in Nederland verschijnende vaktijdschriften gewaarborgd blijven.

U kunt hieronder het wijzigingsformulier vaktijdschriften downloaden en de wijziging van de frequentie van oplagerapportage aan HOI doorgeven.

• Vaktijdschriften kunnen jaarlijks voor 1 januari beslissen of 1 x per jaar een gecertificeerde oplageverklaring of 5 x per jaar (4 kwartalen en  1 x per jaar een gecertificeerde oplageverklaring) aan HOI wordt overlegd.
• Voor beide opties gelden dezelfde HOI deelnametarieven.
• Gedurende het kalenderjaar  kan met  terugwerkende kracht vanaf het 1e kwartaal worden overgeschakeld naar de kwartaalrapportage (5x per jaar); omgekeerd is niet mogelijk.
• Titels die hun oplage 1x per jaar indienen, worden opgenomen in alle publicaties inclusief opvraagmodules.
• Indien voor 1 januari geen wijzigingsformulier is ingediend, handhaaft HOI voor de aangesloten titel(s) dezelfde frequentie voor de oplagerapportage als het lopende jaar.
• Indien een vaktijdschrift in de aanmeldingsprocedure geen verzoek voor frequentiewijziging heeft ingediend, dan geldt automatisch de kwartaalrapportage (5x per jaar).